第一章 總則

第一條 為了加強基本建設檔案(以下簡稱基建檔案)的管理，充分發揮基建檔案在機械電子工業基本建設、生產管理、工程維護和技術改造工作中的作用，依據國家檔案局、國家計委印發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《機械電子工業檔案工作暫行條例》，特制定本規定。

第二條 基建檔案是指從基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、計劃任務書、選擇建設地點、勘測、設計、建設計劃、施工、設備調試、生產準備、竣工、投產交付使用全部過程中形成的應當保存的文字材料、圖紙、圖表、財會帳冊、憑證及報表決算、計算數據材料、圖片、聲像材料及與項目有關的來往公文等。

第三條 基建檔案是基建的真實記錄和歷史憑證，是擴建、改建、使用、維修和抗災工作的重要依據，是機械電子工業檔案的重要組成部分。必須按照統一管理檔案的原則，管理好基建檔案，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用。

第四條 各省、自治區、直轄市及計劃單列市的機械電子工業主管部門和計劃單列企業集團公司，要將檔案工作納入基建、動力、房管等部門工作計劃加強對基建檔案工作的領導，在業務上進行檢查、監督和指導、并參加重點建設項目的竣工驗收。

第二章 基建文件材料的形成與歸檔

第五條 基建文件材料的形成、積累、整理、歸檔是建設、設計、施工、維修等單位的共同任務，按各自承拒任務的范圍，必須將應當歸檔的基建文件材料的整理歸檔責任在有關協議中分別予以明確。協調并做好基建文件材料的整理歸檔工作是基建項目負責人的職責。督促、檢查和指導基建項目負責人做好基建文件材料的歸檔工作是檔案人員的責任。應納入各自的職責范圍，并做為檢查考核的依據之一。

第六條 基建文件材料的形成、積累、整理、歸檔是基建管理工作的重要環節，各單位必須把基建檔案工作納入基建管理工作程序之中，做到：下達基建項目計劃與提出基建文件材料的形成計劃同步;檢查基建項目建設進度與檢查基建文件材料的形成情況同步;驗收基建項目與驗收基建檔案同步;竣工交付使用與檔案部門出具歸檔合格證明同步。無檔案部門出具的歸檔合格證明，基建項目不能交工驗收，財務部門不得作財務結算。

第七條 基建文件材料的歸檔范圍詳見《機械電子工業基本建設文件材料歸檔范圍和保管期限》。

第八條 基建文件材料的歸檔要求

(一)基建項目建成后，由項目負責人按《機械電子工業基本建設文件材料歸檔范圍和保管期限》的要求，將基建文件材料收集完整，經審核簽署后交檔案部門驗收歸檔。任何部門和個人不得私自留存。

(二)凡歸檔的文件材料必須做到字跡清楚，圖面清晰、整潔，不得用易于褪色的書寫材料書寫。

(三)凡以施工圖代作竣工圖的，由施工單位按制圖要求，負責在原施工圖上進行補充修改，注明修改部門和更改標記，并附上設計變更通知單和施工說明，加蓋“代竣工圖”標志后，由基建項目負責人審核，簽署歸檔。

(四)歸檔份數。竣工圖一般歸檔不少于兩套，文字材料、底圖、底片和聲像材料各歸檔一套。

第九條 基建文件材料形成、積累、歸檔的程序

(一)建設單位的基建工程管理部門，應將“四同步”的管理要求落實到基建項目負責人和施工單位，并督促、檢查其執行情況。

(二)基建項目負責人應根據基建項目建設程序和《機械電子工業基本建設文件材料歸檔范圍和保管期限》擬制該項目的文件材料歸檔計劃和范圍，由檔案部門審核后，作為歸檔依據。

(三)各單位在簽定工程施工承包合同時，要按原國家建委(82)建發字50號文《關于編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規定》，明確規定竣工圖編制、檢驗、交接程序和要求。

(四)基建項目負責人應將歸檔的全部基建文件材料，分類擬制移交清單，一并移交給檔案部門歸檔。

(五)凡引進技術或進口設備的工程建設項目，必須由檔案部門參加開箱驗收，做好引進技術和引進設備的圖紙、文件的收集、整理工作，并負責統一保管。原文資料經過翻譯或復制后，立即歸檔。檔案部門要制定有關制度和措施，以保證使用。

第三章 基建檔案的管理

第十條 各單位檔案部門對接收的基建檔案應進行系統整理、分類、編目、建帳、建卡、做到帳、卡、物相符。

第十一條 為保證竣工圖與工程現狀相符，凡在改建、擴建、使用、維修、抗震加固和管理過程中，工程發生變更時，必須及時修改竣工圖，以保證基建檔案的準確性。

第十二條 各單位要定期做好基建檔案的鑒定工作。在主管領導主持下，由基建、動力、設備、房管、檔案部門等組成鑒定小組，對基建檔案進行直接鑒定。各單位根據《機械電子工業基本建設文件材料歸檔范圍和保管期限》，制定本單位基本建設檔案保管期限表，作為鑒定的依據。

第十三條 對基建檔案的保管、利用、鑒定等情況要定期統計，做到統計數據準確，計量單位統一，字跡清楚。

第十四條 對基建檔案應妥善保管，除關、停、并、轉、遷及破產單位的基建檔案，經主管機關批準后，可向接受單位辦理移交手續外，其余一律不允許向任何部外單位移交。

第四章 基建檔案的開發利用

第十五條 各單位要積極開展檔案的利用工作。編制各種必要的檢索工具和參考資料，如基建項目簡介、隱蔽管線工程簡介，水、電、氣走線簡介，專業檢索目錄，綜合使用性卡片等利用工具。

第十六條 借閱基建檔案必須按借閱制度嚴格執行，嚴禁在檔案上面任意涂改或作任何標記，違反規定造成損失者，要追究責任，并嚴肅處理。

第五章 附則

第十七條 本暫行規定由機械電子工業部辦公廳負責解釋。

第十八條 本暫行規定自發布之日起執行。